Voor vergaderingen hanteert The InterAct Group zogenoemde Meeting Values, hebben deelnemers een vastgestelde rol en wordt gebruik gemaakt van vastgestelde templates. En vanzelfsprekend wordt de effectiviteit van elke vergadering alsook de deelnemers gemeten om de effectiviteit en efficiency te meten en zonodig te verbeteren.
- Agenda + leesmateriaal 3 dagen vóór vergadering
- Elke deelnemer is voorbereid
- Start op tijd – eindig op tijd
- Houd vast aan de agenda
- Luister om te begrijpen en niet om te weerleggen
- Doe actief mee en stimuleer groepsdiscussie
- Moedig ideeën aan
- Wijs acties toe
- Notulen binnen 24 uur
- Evalueer vergader effectiviteit
Deelnemers hebben altijd een vastgestelde rol tijdens de vergadering
- Voorzitter
Leidt de vergadering, zorg voor actieve participatie van de deelnemers, keurt concept agenda goed - Secretaris of notulist(e)
Verzamelt agendapunten, maakt concept agenda, verstuurt uitnodigingen, regelt faciliteiten (ruimte, projector, …) en notuleert - Tijdbewaker
Bewaakt tijd die aan deelnemers is toegekend voor hun agendapunt - Deelnemers met mandaat
Gemandateerde vertegenwoordigers met als doel de vergaderdoelstellingen te realiseren
The InterAct Group gebruikt altijd vastgestelde templates
- Vergader charter/handvest
- Agenda
- Notulen
De vergader effectiviteit meten wij middels een scorecard zoals hieronder weergegeven. Aan het eind van de vergadering wordt deze door elke deelnemer afzonderlijk ingevuld danwel gezamenlijk.
In de regel duren vergaderingen niet langer dan één uur, bij voorkeur zelfs maar 30-45 minuten. Deelnemers die volgens de Scorecard niet voldoende effectief (kunnen) functioneren omdat ze bijvoorbeeld onvoldoende beschikbaar zijn, onvoldoende mandaat hebben of onvoldoende voorbereid zijn, treden terug of worden vervangen.
Klik op onderstaande link om een Excel versie met berekeningen te downloaden. U kunt deze naar eigen inzicht voor eigen doeleinden gebruiken. En wij stellen het op prijs wanneer u uw ervaringen met ons deelt.
http://tiag.nl/wp-content/uploads/2022/06/Meeting–Scorecard-1.xlsx