Het informatiebeleid van een organisatie omvat de doelen, middelen en wegen om te voorzien in de benodigde informatievoorziening alsook om deze in stand te houden. Het geeft uitgangspunten en randvoorwaarden, en is afgestemd op het strategisch beleid van een organisatie. Informatie is immers geen doel op zich, maar een middel waarmee een organisatie beter kan functioneren respectievelijk haar doelen kan realiseren.
Het informatiebeleid is de basis voor een informatieplan en omvat veelal een periode van 4 of 5 jaar. Bij het vaststellen van het informatiebeleid staat de vraag centraal op welke wijze de informatievoorziening kan bijdragen aan de realisatie van de strategische doelstellingen van de organisatie. Dit resulteert in een opsomming van de benodigde informatievoorziening, die op hoofdpunten geclusterd worden in te realiseren informatiedoelen. Aan deze doelen worden prioriteiten toegekend en een streefdatum gekoppeld.
Het informatieplan is de operationalisering van het informatiebeleid en concretiseert het informatiebeleid in producten, diensten en resources alsook projecten. Resultaat, planning en kosten maken deel uit van het informatieplan. Voor de baten wordt doorgaans verwezen naar de geoperationaliseerde bedrijfsdoelstellingen.
Om tot een goede invulling van informatiebeleid te komen adviseert The InterAct Group het volgende stappenplan:
- Vaststellen van de informatiebehoefte aan de hand van de strategische doelstellingen van de organisatie.
- Opstellen van een globale beschrijving van de gewenste eindsituatie.
- Vaststellen welke producten en/of diensten moeten worden ontwikkeld of aangepast.
- Uitwerken van de gewenste eindsituatie in een informatieplan waarbij projecten worden gedefinieerd.
- Opstellen van het meerjarenplan waarbij projecten worden ingepland op basis van prioriteit.
- Na accorderen van informatiebeleid en informatieplan worden de projecten ingepland en uitgevoerd.
- Periodiek worden voortgang en resultaat geavaleerd en zonodig worden informatiebeleid en/of -plan bijgesteld.
The InterAct Group beschikt over vele jaren ervaring in het vertalen van de bedrijfsstrategie in een informatiebeleid en informatieplan. Daarbij houden wij niet alleen rekening met de voorhanden infrastructuur maar ook met IT- en maatschappelijke ontwikkelingen.