Onlangs viel ons op dat mensen nog steeds honderden, of zelfs duizenden e-mails in hun inbox hebben. Dit verraste ons echt, omdat wij geloven dat dit niet de juiste manier is om e-mail te beheren. Als je er net zo over denkt, kan de volgende aanpak wellicht helpen.
Voorbereiding
- Allereerst, verwijder alle favorieten in je mailtoepassing
- Maak vervolgens vier mappen in je mailbox aan:
_Te Lezen, _Te Verwerken, _Voortgang Volgen en _Wacht op Reactie. - Open Verzonden Items en selecteer alle e-mails. Sleep ze naar het Archief.
- Open de Inbox en selecteer alle e-mails. Sleep ze ook naar het Archief.
Vanaf nu kun je je e-mail op een gestructureerde manier verwerken.
Verwerk je verzonden e-mail onmiddellijk na het verzenden
- Als je een reactie verwacht, verplaats het dan van Verzonden Items naar _Wachten op Reactie.
- Als je de voortgang moet volgen, verplaats het dan van Verzonden Items naar _Voortgang Volgen.
- Verplaats overgebleven e-mail naar het Archief.
Beoordeel elke nieuwe e-mail
- Als het iets is dat je moet lezen, verplaats het dan van de Inbox naar _Te Lezen.
- Als het iets is dat je moet doen, verplaats het dan van de Inbox naar _Te Verwerken.
- Verplaats overgebleven e-mail naar het Archief.
- Verplaats indien van toepassing e-mails in _Wachten op Reactie of _Voortgang Volgen naar het Archief.
Plan _Te Verwerken en _Te Lezen
- Bepaal voor elke individuele e-mail in _Te Verwerken wanneer je de activiteit wilt uitvoeren en sleep deze naar je Kalender, en verplaats de e-mail van _Te Verwerken naar het Archief.
- Doe hetzelfde met betrekking tot e-mails in _Te Lezen, of laat ze daar gewoon staan en verplaats ze naar het Archief zodra je ze hebt gelezen.
Aangezien je begon door alle e-mails in je Inbox naar het Archief te verplaatsen, wil je misschien recente e-mails beoordelen en sommige ervan verplaatsen naar _Te Lezen of _Te Verwerken, en ook de activiteit plannen.
Ik weet zeker dat als je deze procedure omarmt, je je al snel veel beter zult voelen bij het werken met e-mail.