Met de vier pijlers ZorgSaam Ziekenhuis, ZorgSaam Wooncentra, ZorgSaam Thuis en ZorgSaam Ambulance, is ZorgSaam Zeeuws-Vlaanderen de grootste zorgaanbieder in de regio. Door de verschillende onderdelen is ZorgSaam bovendien in staat om op elkaar aansluitende zorg te verstrekken. Het is een dynamische organisatie die aangeeft steeds op zoek te zijn naar nieuwe uitdagingen. Zo kan de patiënt zich veilig voelen, blijft de cliënt baas in eigen huis, wordt elke oudere gerespecteerd en krijgt de medewerker de mogelijkheid om zich te ontplooien.
Op verzoek van de directie is in de periode van juni t/m begin augustus 2009 een onderzoek uitgevoerd. Dit onderzoek had tot doel inzage te krijgen in de IT-gerelateerde dienstverlening om vast te stellen hoe deze efficiënter zou kunnen worden ingericht en aangepast aan de actuele eisen en wensen van de interne en externe klanten. Daarbij diende rekening te worden gehouden met de actuele technologieën.
Aanleiding hiertoe vormde de trend dat zowel de beheerslast als projectlast jaarlijks een stijging laten zien, terwijl de sterkte van de afdeling daar niet evenredig mee kon worden verhoogd. De veronderstelling was dat het mogelijk moet zijn de netwerkomgeving met een lagere inspanning te onderhouden zodat de vrijkomende capaciteit voor andere activiteiten kan worden ingezet. Het onderzoek is uitgevoerd door The InterAct Group om een zo onafhankelijk mogelijke toetsing van de eigen dienstverlening te laten plaats vinden. De technische aspecten zijn door een expert van Clear ICT Solutions uit Weert onderzocht en gerapporteert.
Tijdens het onderzoek zijn zo’n 20 belanghebbende interne en externe klanten geïnterviewd. Daarnaast hebben gesprekken met medewerkers van de interne IT afdeling plaats gevonden alsmede zijn infrastructuur, technologie, processen, procedures en dienstenpakket bestudeerd. De bevindingen zijn in een rapport van aanbevelingen opgenomen. Op verzoek zijn drie trajecten nader uitgewerkt:
- Het eerste traject heeft betrekking op de interne werkprocessen waarbij de invoering van een gestandaardiseerd procesmodel met bijbehorende service management tool wordt voorgesteld.
- Het tweede traject richt zich direct op de eindgebruiker en heeft betrekking op het werkstation. Hier is voorgesteld een Proof-of-Concept in te richten waarbij een omgeving wordt getoond die aan de eisen en wensen van de belanghebbenden voldoet. Het werkstation zal vergaand overeenkomen met de PC thuis, maar ook voldoen aan alle noodzakelijke veiligheidsvoorzieningen die centraal worden beheerd. Het Proof-of-Concept heeft tot doel de definitieve werkomgeving haarfijn te definiëren zodat deze aansluitend tegen zo laag mogelijke kosten kan worden ingericht en aangeboden ter vervanging van de huidige werkomgeving.
- Het derde traject omvat de verbetering van de achterliggende infrastructuur en richt zich vooral op het kunnen (blijven) aanbieden van een toekomstvast en stabiel netwerk met centrale applicaties, servers en netwerken. De precieze specificaties zullen tijdens het uitvoeren van traject 1 en 2 worden vastgesteld.
Van het eerste traject ziet de eindgebruiker vooral de verbeterde dienstverlening en betere communicatie; de interne IT afdeling zélf zal vooral meer structuur door heldere en betere werkprocessen zien. Het tweede traject is primair voor de eindgebruiker en resulteert in een nieuw werkstation dat aan de eisen van deze tijd voldoet. Het derde traject leidt tot hogere efficiency en een beter beheersbare infrastructuur; het is vooral van belang vanwege kostenontwikkeling en continuïteit van dienstverlening.
In oktober 2009 zijn de resultaten door een van de directieleden samen met Pierre van Mouche en de ICT expert van Clear ICT Solutions aan de bezetting gepresenteerd.