Het ontwikkelen en aansluitend uitrollen van 18.500 nieuwe werkstations in meer dan 20 landen is een uitdagend project. Vooral wanneer deze activiteiten worden uitgevoerd door ruim 100 projectmedewerkers in een beperkte tijd. De werkzaamheden moeten dan nauw op elkaar worden afgestemd om te voorkomen dat leegloop ontstaat of het programmamanagement niet over up-to-date informatie beschikt waardoor verkeerde beslissingen worden genomen die later moeten worden teruggedraaid. Excellent projectmanagement is dan ook tot dé kritische succesfactor voor dit project benoemd.
Wij hebben projectmanagement gedefinieerd als het geheel van stuur- en controlemechanismen voor het projectteam. Incidenten, requests, issues, local en global changes, escalaties, enz. Voor alle relevante situaties zijn processen en eventuele bijbehorende formulieren en rapportages gedefinieerd. Natuurlijk is niet alles opnieuw bedacht maar is gebruik gemaakt van kennis en ervaring opgedaan in eerdere projecten. En ook is geprobeerd zoveel mogelijk aan te sluiten bij bekende materie uit ITIL, Prince2 en GAMP5.
Een bijna 4 uur durende training is ontwikkeld en alle materiaal is in de vorm van Word (formulieren en rapportages), Powerpoint (instructies en presentaties) en Excel bestanden (rapportages en planning) beschiikbaar gesteld. Acht sessies zijn door Pierre van Mouche verzorgd. Telkens waren vier tot zeven deelnemers in een vergaderruimte aanwezig en vier tot zes deelnemers online via Webex. Ondanks het feit dat een behoorlijke hoeveelheid informatie moest worden overgedragen was er voldoende gelegenheid voor feedback. En na het volgen van de training moesten de deelnemers een kleine test afleggen alvorens in het projectteam te worden opgenomen.
Tijdens het project is nooit enige discussie geweest over de aanpak en de afgesproken werkwijzen. Het project is zéér succesvol verlopen: de infrastructuur was op tijd klaar, de werkplekken vervangen en de gebruikers tevreden. Op tijd, volgens afspraak en binnen budget. Oftewel, een project zoals het hoort.