Visie, strategie/beleid en planning
Aan vrijwel elke organisatie ligt een bepaalde visie ten grondslag die vaak wordt onderstreept met een missie. Visie en missie geven weer ‘waarom de organisatie bestaat, wat de organisatie wil bereiken, wat hun belangrijkste doel is’. Het realiseren en blijven realiseren van dat doel vormt het bestaansrecht van de organisatie en heeft een langdurig karakter.
Het realiseren van de doelen die zijn beschreven in de visie is niet zo eenvoudig: ze zijn vaak behoorlijk abstract en ‘te groot om in één keer te realiseren’. Het lange-termijn karakter betekent bovendien dat rekening moet worden gehouden met een veranderende omgeving: bijvoorbeeld met doelgroepen die veranderen, met medewerkers die veranderende behoeften kennen, met externe relaties, met het economische en politieke klimaat en met veranderde wetgeving. De visie wordt daarom vertaald in een strategie die op de middellange termijn functioneert. Deze is voldoende concreet om te vertalen in een planning: wat moet wanneer, hoe en met welke middelen worden gerealiseerd.
In onderstaande figuur is dit proces gevisualiseerd. De bedrijfsvisie zal slechts zelden worden bijgesteld; de bedrijfsstrategie heeft een lange termijn karakter. En de planning wordt elke vijf jaar opgesteld. Hierbij wordt opgemerkt dat de planning een directe vertaling is van de strategie maar dat kleine jaarlijkse bijstellingen mogelijk zijn voor wat betreft de invulling.
Relatie informatiebeleidsplan met visie, strategie/beleid en planning
Aan informatie management ligt een visie ten grondslag die zijn oorsprong vindt in de hedendaagse ontwikkelingen van het vakgebied en de acceptatie van nieuwe technologieën en toepassingen in de markt. Het formuleren van een informatie strategie vindt plaats aan de hand van de op dat moment geldende bedrijfsstrategie waarbij informatie management een ondersteunende functie heeft. Veranderingen in de bedrijfsstrategie vinden dus hun weerklank in het informatiebeleid. De bedrijfsplanning die een kortere looptijd heeft, heeft een directe relatie met het informatieplan.. De relatie tussen bet Informatiebeleidsplan en de bedrijfsvisie, -strategie en -planning is eenduidig weergegeven in de volgende figuur.
Ten aanzien van informatie management combineren veel bedrijven visie, strategie en planning in één enkel document. Hierbij ontstaat een informatiebeleidsplan. Voor wat betreft visie en strategie verandert de inhoud van de verschillende iteraties weinig; de planning daarentegen wordt telkens aangepast.
Van visie naar dagelijkse operatie
Het proces van visie naar strategie en planning is voorwaardenscheppend voor de daadwerkelijke uitvoering en daarmee de operatie. Het informatiebeleidsplan geeft dan richting en sturing aan informatie management en is een belangrijk en onmisbaar document voor de uitvoering.