Kennis is macht, zo wordt ons regelmatig verteld. En dat is zeker waar!
De vraag die dan onmiddelijk opkomt is hoe te borgen dat kennis op de juiste plekken en bij de juiste personen voorhanden is.
Een groot deel van onze kennis doen wij op in onze jonge jaren, door naar school te gaan en een opleiding te volgen. Later kunnen we nog aanvullende cursussen volgen en natuurlijk leren we ook heel veel in de praktijk. Gewoon door ‘te doen’. Thuis dragen we een deel van die kennis over op onze kinderen. En in het bedrijf dragen we regelmatig kennis over op onze collegae.
Om te voorkomen dat kennis bij het vertrek van een kennisdrager verloren gaat, wordt kennis vastgelegd in werkinstructies, standard operating procedures (SOP’s), kwaliteitshandboeken, procedures e.d. Grote bedrijven organiseren die documenten veelal in zogenoemde electronic document management (EDM) systemen waarbij de meest geavanceerde technologiën kunnen worden ingezet om de informatie snel terug te vinden en de actualiteit veilig te stellen.
Vragen we een medewerker naar diens ervaringen met EDM, dan zijn de reacties zelden positief: het gebruik is omslachtig, arbeidsintensief, niet gebruiksvriendelijk en traag. Ook horen we vaak dat de systemen niet compleet zijn en dat het gebruik beperkt blijft tot enkel formele documenten die worden gebruikt ter ondersteuning van kwaliteitscontroles en andere audits. Kortom: het gebruik wordt graag vermeden.
Door wet- en regelgeving kan het gebruik van EDM-systemen echter niet geheel worden voorkomen. Maar wel kan het gebruik worden beperkt tot het strikt noodzakelijke. Daarnaast dient de focus op kennisdeling te liggen: hoe meer mensen over de relevante kennis beschikken, hoe minder de behoefte om deze op schrift te zetten!