Procesverbetering is geen doel op zich. Elke verbetering wordt ingeleid door een herkenbare probleemstelling en concreet doel. Dit laatste is bij voorkeur eenvoudig meetbaar: Om vóóraf te kunnen vaststellen of de kosten en baten van de verbetering te rechtvaardigen zijn en achteraf om de gerealiseerde verbetering ook daadwerkelijk aan te tonen.
Nadat de meetbare doelen zijn gedetineerd, vindt de voorbereiding en de implementatie plaats. De nauwe betrokkenheid van de medewerkers is van groot belang: zij zijn het die met de nieuwe processen gaan werken. En hun acceptatie is bepalend voor de mate van succes! In de regel betrekken wij de medewerkers altijd al in een vroege fase. Niet op de vooravond van de implementatie, maar direct bij het begin. Want uw medewerkers zijn niet alleen het best in staat hun eventuele weerstanden onder woorden te brengen, maar ook om deze op te lossen: mensen zijn in de regel niet tegen veranderingen, ze willen alleen graag bij de verandering betrokken zijn!
Bestaande processen zijn veelal het resultaat van jarenlange ontwikkeling binnen dat ene bedrijf, binnen die ene afdeling of binnen die kleine groep mensen. Binnen die context lijken de processen logisch en efficiënt. Maar de werkelijkheid is vaak anders: Werkwijzen zijn ontwikkeld onder omstandigheden die in de loop van de jaren zijn veranderd. Instrumenten, methodes, machines en zelfs klantwensen kunnen in diezelfde periode ook zijn veranderd. Dat er andere, betere, snellere, eenvoudigere, efficiëntere, goedkopere, (…) manieren zijn om hetzelfde of zelfs een beteer resultaat te realiseren, is niet eenvoudig vast te stellen. Daarvoor is het gebruik van een derde vaak nodig. Deze beschikt niet over de mentale bagage die in uw organisatie is ontstaan. De derde zal een frisse blik werpen op de bestaande processen. Wellicht zal hij slimme maar ook minder slimme vragen stellen. Hij zal wellicht ook met voorstellen komen die in andere bedrijven succesvol worden toegepast. Maar niet zelden zullen de vragen die hij stelt, nieuwe ideeën bij uw eigen medewerkers doen ontstaan. Ideeën die al dan niet bruikbaar zijn, maar beslist ideeën die helpen de knelpunten en mogelijke verbeteringen aan het licht te brengen. En dat heeft een sterk motiverende werking voor alle betrokkenen. De implementatie is dan al bijna een succes …
Procesverbetering manifesteert zich op vele manieren. Wij denken in eerste instantie aan concrete en zichtbare verbeteringen. Maar ook minder voor de hand liggende verbetermogelijkheden komen vaak aan het licht tijdens een knelpunt of doorstroomanalyse.
The InterAct Group is u graag van dienst bij procesverbetering, met business process redesign en reengineering.